Lavorare in SMART WORKING

Esigenza momentanea o tendenza innovativa?

L’emergenza legata alla pandemia da Covid-19 ha indubbiamente cambiato le nostre vite. L’impossibilità di uscire quanto si desideri, la restrizione in termini di contatti fisici con le persone, gli uffici sempre meno frequentati e anche le università con le aule vuote hanno avuto un impatto sulla vita quotidiana di studenti e lavoratori. A partire dal marzo 2020 infatti, con il primo e traumatico lockdown, è stato necessario cambiare l’approccio al lavoro e molte aziende hanno dovuto optare per lavorare in smart working.

Tale fenomeno è sempre più diffuso, in Italia e nel resto del mondo, non solo nelle grandi aziende, ma anche nelle PMI. Numerose sperimentazioni in questo senso hanno dimostrato come il lavoro agile, oltre a subire un concreto “effetto moda”, stia riscuotendo un crescente successo.

Ma partiamo dall’inizio: in cosa consiste nello specifico lo smart working?

Esistono normative che ne regolano i confini e gli aspetti giuridici?

E soprattutto, quali sono i pro e i contro rispetto all’ordinaria attività lavorativa?

Definizione di Smart Working: cos’è e come funziona

Noto anche come Lavoro Agile, è il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali a fornirne per primo una definizione: lo smart working è

“una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro”.

Accanto a questa definizione normativa, derivante dalla Legge 81/2017, altri centri di studi, come l’Osservatorio del Politecnico di Milano, ha inteso lo smart working come una vera e propria filosofia manageriale fondata sulla restituzione ai lavoratori di versatilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati.

Flessibilità di luoghi e tempi, tecnologia e nuova cultura organizzativa.

Sono queste le parole chiave con cui si potrebbe sintetizzare l’idea (e la pratica) che sta alla base di questo nuovo metodo lavorativo.

Cosa comporta la legge sullo smart working per il lavoratore?

Già prima dell’intervento di una Legge ad hoc, molte aziende avevano sperimentato lo smart working, ruotando attorno alle regole del telelavoro, e gestendolo con accordi collettivi stipulati a livello aziendale.

Oggi, con l’approvazione della Legge n. 81 del 22 maggio 2017 viene disciplinato e tutelato il lavoro dello smart worker, il quale può liberamente svolgere la sua attività da qualsiasi postazione e location desideri.

Ai lavoratori agili è comunque garantita la parità di trattamento – economico e normativo – rispetto ai loro colleghi che eseguono la prestazione con modalità ordinarie.

Nello specifico, il lavoratore e l’azienda, tramite un accordo consensuale (che non va in alcun modo a sostituire alcun accordo preesistente) definiscono un contratto che può essere rescisso con preavviso unilaterale e che potrà avere natura sia temporanea che indeterminata.

Un altro aspetto da sottolineare, regolato dal Legislatore, riguarda la retribuzione. Il lavoratore smart ha diritto di avere un salario pari a coloro che lavorano in ufficio. Lo svolgimento delle proprie mansioni da una sede diversa non può comportare una diminuzione delle ore di lavoro o della produzione, e tantomeno della paga.

Il lavoratore è tutelato anche per quanto riguarda il diritto al riposo e alla disconnessione. L’orario lavorativo deve infatti rimanere immutato e il datore di lavoro deve rispettare il diritto alla interruzione dell’utilizzo di computer e telefoni.

Il lavoro “agile” è applicato con notevoli vantaggi all’interno delle aziende, ma oramai sta prendendo piede anche all’interno della pubblica amministrazione.

Ma quindi cos’è in concreto il lavoro agile e quali sono gli elementi in comune ad altre modalità?

Partiamo col dire cosa non è lo smart working.

Per comprendere le implicazioni e la portata rivoluzionaria del lavoro agile è opportuno chiarire quali siano le differenze, ad esempio, con il telelavoro o il semplice “lavoro da casa”.

Sebbene i due concetti possano essere spesso confusi, lo smart working si presenta come una vera e propria forma contrattuale tra l’azienda e il lavoratore all’interno di un rapporto di lavoro subordinato. Inoltre, esso supera e completa quello di telelavoro dal momento che offre a chi ne può usufruire una maggiore flessibilità e indipendenza all’interno delle attività di remote working.

Infatti:

• nello smart working il lavoratore dipendente svolge la sua prestazione lavorativa in parte dentro l’azienda e in parte fuori dagli ambienti di lavoro aziendali e con totale autonomia organizzativa in ordine a orari, luoghi di svolgimento della prestazione e senza avere una postazione fissa;
• nel telelavoro, invece, il lavoratore dipendente svolge la sua prestazione di lavoro in un luogo esterno ai locali aziendali, ma da una postazione di lavoro esplicitamente definita nel contratto di assunzione e dotato di tutti gli strumenti necessari per lo svolgimento della prestazione medesima (pc, tablet, ecc.). Anche gli orari di lavoro sono definiti nel contratto di assunzione e non possono essere modificati unilateralmente dal lavoratore.

Possiamo quindi definire lo smart working come una versione più evoluta del telelavoro, in quanto l’idea è quella di creare una postazione lavorativa insieme ad altri professionisti ed utilizzare a tal fine strumenti tecnologici adeguati alle proprie esigenze, come ad esempio tablet, documenti condivisi, Skype per le riunioni.

L’unico obiettivo di primaria importanza per l’azienda è che venga raggiunto il risultato stabilito. Lo scopo, quindi, è sicuramente quello di rendere più semplice la vita del lavoratore, ma soprattutto quello di incrementare la produttività.

La scelta delle grandi imprese

Secondo un recente studio condotto dall’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano su un campione di aziende italiane con un numero di dipendenti compreso tra i 10 e i 250, è emerso quanto segue: 

• il 18% lavora già utilizzando lo smart working, sebbene non abbia la struttura adeguata a farlo; 
• il 12% dichiara di disporre della struttura e dell’attrezzatura necessaria per lo smart working;
• il 6% decide di dotarsi della tecnologia adeguata a strutturarsi nel lavoro agile;
• il 3% dichiara di potersi avvalere di questa modalità di lavoro.

Per avere un’idea concreta della diffusione in Italia dello smart working, è opportuno ricordare la crescita significativa registrata tra il 2018 in cui erano stimati 480.000 lavoratori agili, al 2019 in cui si è arrivati a 570.000 smart workers, con possibilità di lavorare da remoto mediamente 1 giorno a settimana.

Nel 2020, complice anche il Covid-19, il lavoro smart ha travolto il nostro paese come uno tsunami, raggiungendo numeri impressionanti: durante la fase più acuta dell’emergenza è stato coinvolto il 97% delle grandi imprese, il 94% delle pubbliche amministrazioni e il 58% delle PMI, per un totale di 6,58 milioni di lavoratori, circa un terzo dei dipendenti italiani, ovvero oltre 10 volte più dei 570mila censiti nel 2019.

Oggi il 51% delle imprese sta in verità valutando di riprogettare i propri spazi fisici riportando l’ufficio al centro della scena ma non completamente.
Come accade dopo ogni rivoluzione, l’opzione di un ritorno all’esatto punto di partenza non è nemmeno sul tappeto! E ora che i lavoratori hanno testato cosa vuol dire lavorare in smart working, è stato stimato che i giorni per lavorare da remoto diventeranno 2,7 nelle aziende e 1,4 nelle pubbliche amministrazioni.

Eclatante è il caso di Amazon. L’azienda statunitense ha annunciato che i dipendenti lavoreranno in ufficio per 3 giorni alla settimana e gli altri 2 potranno scegliere se lavorare in modalità da remoto o in presenza; chi volesse invece ottenere un periodo di smart working oltre i due giorni dovrà presentare apposita richiesta. Stessa scelta è stata adottata dai due colossi Apple e Google.

Il (parziale) ritorno in ufficio sta avvenendo anche in Italia, sebbene il numero di lavoratori che richiede la possibilità di svolgere le proprie mansioni attraverso lo smart working è in crescita di anno in anno.

Inevitabile ora domandarci quali sono i principali pro e contro di questo nuovo strumento rispetto alla “normale” attività lavorativa.

Vantaggi di lavorare in Smart Working

Tra le principali ragioni che portano a richiedere la possibilità di lavorare da remoto è opportuno ricordare tali innegabili vantaggi: 

• flessibilità: come accennato, a differenza del Telelavoro, lo smart working non impone limiti spazio-temporali al lavoratore. Di conseguenza ciascuno è libero di svolgere le proprie attività quando meglio ritiene e da dove preferisce, con una conseguente cospicua responsabilizzazione nei confronti dei risultati da ottenere. 
• riduzione dei tempi e dei costi di trasporto: venendo meno la necessità di doversi recare in ufficio ogni giorno, lo smart worker ha la possibilità di sfruttare il tempo che avrebbe impiegato per recarsi a lavorare per dedicarsi ad altre attività. Inoltre, la possibilità di utilizzare meno l’automobile – uno dei principali mezzi di trasporto impiegati dagli italiani – comporta una significativa diminuzione dello stress. 
• aumento della soddisfazione professionale: grazie alla possibilità di organizzare la giornata come si ritiene più opportuno, il lavoratore agile dichiara il crescente appagamento per le proprie attività, grazie alla possibilità di svolgerle quando e dove preferisce. 

Beneficiano poi dei vantaggi non solo i lavoratori, ma anche l’azienda e l’ambiente. Dal punto di vista della prima, lo smart working permette di risparmiare sui costi fissi di struttura ma allo stesso tempo di creare un “team digitale diffuso”, capace di lavorare da remoto ed entrare ugualmente in empatia con il resto dei colleghi. Inoltre, tale modalità lavorativa contribuisce a rafforzare la brand awareness dell’azienda e migliorare la percezione che i lavoratori hanno dell’azienda stessa. 
Infine è fondamentale ricordare che lo smart working – riducendo notevolmente gli spostamenti per ragioni lavorative – consente una significativa riduzione delle emissioni di Co2 nell’ambiente diventando anche una forma di aiuto alla sostenibilità ambientale.

C’è da dire che tempo e luogo di lavoro, essendo diventati concetti più “fluidi”, tendono spesso a mescolarsi fino a rendere la linea tra “lavoro” e “tempo libero” davvero sottilissima.

Svantaggi di lavorare in Smart Working

Infatti, se da un lato i dipendenti si sono resi conto che la riduzione o addirittura l’annullamento dei tempi di spostamento tra casa e ufficio nonchè la possibilità di passare più tempo con le famiglie comportavano degli enormi vantaggi, dall’altro hanno riconosciuto che lo smart working con il passare del tempo non è affatto privo di problemi.

Confini sempre meno delineati tra lavoro e vita privata hanno fatto capire che la soluzione ideale forse è qualcosa che si ponga tra una condizione ( smart working ) e l’altra (lavoro in ufficio).

Alcuni tra i principali svantaggi di lavorare esclusivamente da remoto possono essere così elencati:

• pericolo che il lavoro si amalgami troppo con la vita personale;
• assenza di un orario lavorativo ben preciso: ciò potrebbe spingere il lavoratore preoccupato per la propria produttività a non staccare mai e a mettere in secondo piano la vita privata;
• riduzione o annullamento del confronto diretto con i colleghi e il relativo team building;
• perdita del senso di relax delle mura domestiche

Risulta quindi importantissimo organizzare il proprio lavoro, prestabilendo orari e spazi dedicati ben precisi.

Secondo una ricerca condotta dagli scienziati di Boston della Brigham and Women’s Hospital, coloro che a causa della pandemia non hanno più potuto recarsi in ufficio o all’università si sono ritrovati a vivere sintomi quali: ansia, sofferenza, depressione, disturbo da stress post-traumatico.

Lo smart working non è certo stato un gran vantaggio per la salute mentale delle persone: molti sono i dipendenti che stanno risentendo degli effetti del burnout.
Non è tutto rosa e fiori, ovviamente. Tale nuova modalità lavorativa ha messo a dura prova l’organizzazione giornaliera sia del lavoro sia della propria vita. E se da una parte, come abbiamo visto, si sono subito evidenziati i vantaggi, dall’altra sono emersi anche gli svantaggi. Un tempo non definito al lavoro, la sensazione di essere sempre con un piede in ufficio e l’altro fuori, la confusione con la connessione, il telefono, le chiamate, le video conferenze e dall’altra parte i figli e i propri cari che parlano, “disturbano”, giocano, fanno servizi…

Insomma, trovare un equilibrio in un nuovo mondo che ci è stato imposto dalla pandemia mondiale non è stato semplice. Come per gli studenti, così, anche i lavoratori hanno dovuto imparare a gestire gli impegni di lavoro e quelli famigliari, in un ambiente ristretto e con tempi precisi.

Alla luce di tali considerazioni, è lecito domandarsi: le persone sono riuscite a trovare un equilibrio tra lavoro e vita privata quando casa e ufficio sono un tutt’uno? Oppure tale combinazione è stata l’origine di preoccupazioni per la salute e la sicurezza? 

Il rischio peggiore è di lavorare troppo e bruciarsi. Per fortuna in Italia esiste il diritto alla disconnessione ma anche per disconnettersi bisogna avere disciplina personale e di gruppo. Altrimenti avrai sempre qualcuno che ti manderà messaggi urgenti la domenica pomeriggio, aspettandosi anche una risposta veloce.
E quando non si lavora tutti nello stesso posto allo stesso momento, la sfida più grande è il coordinamento delle attività. Da remoto diventa più complicato, specie se l’azienda non è strutturata per gestire personale distribuito.

Il Coworking come risposta alle problematiche dello Smart Working

Per coloro che hanno adottato completamente lo smart working rimane la fastidiosa sensazione che manchi qualcosa quando non ci si trova tutti assieme nella stessa stanza. La carenza di interazione fisica è stata un freno per l’innovazione.
Non c’è da stupirsi: anche quelle che appaiono insignificanti interazioni intellettuali che stimolano l’innovazione e che si verificano nei corridoi degli uffici e durante le pause pranzo sono difficili da replicare da remoto. 

Un recente sondaggio condotto da Flexjobs ha rilevato che il 60% dei lavoratori preferirebbe continuare con lo smart working a tempo pieno anche quando gli uffici saranno di nuovo aperti. Invece ben il 40% vorrebbe avere un approccio che abbini lavoro agile e lavoro in presenza. Le persone vorrebbero tornare in ufficio almeno un paio di giorni alla settimana: sia per uscire di casa e ritrovare la separazione tra lavoro e vita privata, sia per ripristinare rapporti interpersonali e la socialità con i colleghi. Molti sono infatti impazienti di ritornare a farlo per poter collaborare, innovare e lavorare in tranquillità e in modo efficiente in ufficio.

Ed è qui che entra in gioco la realtà del coworking!

Il coworking è un nuovo stile lavorativo che si pone a metà strada fra il tipico ufficio e lo smart working, caratterizzato dalla condivisione di un ambiente di lavoro con altri professionisti. Pur lavorando in uno spazio condiviso infatti la particolarità del coworking è che ogni singolo individuo mantiene la sua attività indipendente. 
L’obiettivo principale di questi spazi è quello di permettere ai lavoratori, liberi professionisti e non, singolarmente o in gruppo, di affittare spazi di lavoro anche per poche ore ed usufruire di tutti i servizi e i comfort di un ufficio ad un costo ridotto.

I vantaggi sono principalmente due:

1. economico
2. sociale

Economicamente le strutture di coworking sono molto vantaggiose, anche perché a differenza delle costruzioni ad uso commerciale o ad uso abitativo, questi ambienti hanno a disposizione spazi di lavoro già allestiti e pronti. Questa soluzione è perfetta sia per liberi professionisti singoli, che vogliono utilizzare una postazione di lavoro già allestita e munita di tutto il necessario, ma lo stesso vale per le start up che con più o meno dipendenti hanno bisogno di un luogo in cui poter lavorare, ma non dispongono ancora di risorse adeguate per mettersi in proprio.
Uno spazio di questo genere permette di risparmiare quindi oltre che sull’affitto mensile di un ufficio, anche sul riscaldamento, sulle utenze telefoniche, sul collegamento ad Internet.

Altro importante vantaggio però del lavorare in una struttura di coworking è, proprio per la sua natura di collettività, la condivisione dello spazio di lavoro con altri professionisti. Questo dà vita ad un luogo intellettualmente attivissimo e di enorme arricchimento culturale.

All’interno di un coworking si vive uno scambio quotidiano di idee, esperienze e conoscenze con le altre persone dando vita a tantissime opportunità di business e collaborazione. Nel caso si avesse bisogno ad esempio di un professionista di una disciplina differente dalla propria non servirà cercare troppo lontano perché probabilmente anche nello stesso spazio di lavoro si potrà trovare un esperto per un consiglio, una consulenza o anche una collaborazione.

L’ambiente dunque è estremamente stimolante e non di rado conversazioni tra esperti e professionisti portano ad idee innovative e brillanti, oltre che a nuove e sorprendenti amicizie.

Trovare ciò che soddisfa il tuo lavoro, la tua personalità e il tuo budget sarà estremamente facile all’interno di un coworking.