Al giorno d’oggi essere in grado di organizzare un evento che sia di successo è una soft skill da non sottovalutare. Questo perché sempre più privati e aziende scelgono di creare territorio fertile per un buon networking. Molte sono le insidie e le potenziali problematiche che potreste dover affrontare, ma in questo articolo vi sveliamo i trucchi del mestiere per fare in modo che il vostro evento sia ricordato da tutti!
Il mondo degli eventi e il Coronavirus
Con l’arrivo della pandemia da Covid-19 gli event planners sono stati fermi per un anno.
Il mondo degli eventi ha subìto un duro colpo e molti professionisti sono stati costretti a rinviare in blocco gli appuntamenti programmati per il 2020 e il 2021 nelle metropoli più popolose ed avanguardiste del nostro Paese.
Il Coronavirus ha provocato numerose problematiche in tutta la società, ma si è abbattuto particolarmente nei settori economici che favoriscono l’assembramento e l’incontro tra le persone. Realizzare un evento di successo non è più facile come prima.
Secondo quanto rilevato dall’Osservatorio Italiano dei Congressi e degli Eventi-OICE nel 2020 le location per eventi hanno accusato un calo di fatturato del 79%.
Gli eventi ibridi: i vantaggi delle piattaforme digitali
Ai tempi della pandemia sono tanti i settori che hanno puntano sul digitale, in modo da limitare le perdite del 2020. Tra questi non manca il comparto legato alle fiere e agli eventi.
A fronte del calo di fatturato, si è assistito a un cambiamento: molte iniziative non sono state annullate ma trasferite su piattaforme digitali, che hanno favorito il contatto senza mettere a rischio la salute.
Secondo Aefi, associazione di riferimento delle fiere italiane “la pandemia ha accelerato un processo preesistente” e nel primo mese di riapertura si sono organizzate 47 manifestazioni, di cui 20 internazionali e 8 completamente sul digitale.
Per rispondere al susseguirsi di restrizioni degli eventi in presenza le sedi hanno poi prontamente investito in tecnologia così da ospitare gli eventi cosiddetti ibridi, eventi cioè che prevedono un ristretto numero di persone fisicamente nella struttura e un’audience collegata da remoto.
Probabilmente questa modalità verrà adottata a lungo termine; è una comoda soluzione per continuare ad organizzare fiere ed eventi di settore, senza rinunciare alla partecipazione del pubblico.
Gli eventi online sono paragonabili a quelli in presenza?
Siamo onesti. Le emozioni e le interazioni che si vivono di persona non sono le stesse che si percepiscono attraverso uno schermo.
Immersi già in un’era che sostituisce sempre più il computer all’uomo, un evento dal vivo è l’occasione migliore per guardarsi negli occhi, comunicare e socializzare.
Ed ora che è stato compiuto il primo passo verso una (quasi) totale immunità nazionale dopo le prime dosi di vaccino, il ritorno alla normalità non è poi così lontano.
Non c’è da disperare, anzi!
Mantenersi propositivi in un momento ancora delicato significa non tralasciare gli impegni e soprattutto le idee.
Occorre stilare una lista degli obiettivi che si intendono raggiungere e soprattutto studiare a tavolino strategie di successo e nuovi progetti, così da ripartire più forti di prima.
Feste, fiere e congressi riapriranno presto i battenti anche in presenza e non è il caso di farsi trovare impreparati!
Quali sono quindi i passi fondamentali da compiere per pianificare e creare un evento di successo?
Scopriamoli!
I punti chiave per un evento di successo
Organizzare un evento è sempre l’occasione ideale in cui fare nuove conoscenze, implementare l’economia e soprattutto pubblicizzare face-to-face gli elementi di spicco e vincenti della propria realtà imprenditoriale.
Dietro il successo di ogni evento c’è sempre un lavoro di pianificazione molto accurato, oltre che uno studio meticoloso e grande attenzione per i particolari.
È importante mettere a punto tutta una serie di attività che precedono la data dell’evento. Questo è un momento cruciale e dal quale dipende la buona riuscita dello stesso, pertanto occorre ricreare un certo livello di interesse fra i partecipanti coinvolti, siano questi affezionati clienti o potenziali lead.
Qualunque sia la tipologia di avvenimento da organizzare, vediamo quali sono i punti chiave fondamentali per pianificare un evento e per far sì che questo abbia successo.
Obiettivo
Perché si organizza un evento?
Si deve avere un’idea chiara del motivo per cui ci si mette all’opera e conoscere bene gli obiettivi per compiere scelte adeguate che soddisfino i partecipanti.
Budget
Qual è la cifra sostenibile e quali sono le priorità di spesa? Pianificare un evento più costoso del budget a disposizione è un lavoro molto difficile ed espone al rischio di non accontentare gli ospiti o al pericolo di fallire gli obiettivi prefissati. Se ciò accadesse, attribuirebbe una cattiva fama all’organizzatore e all’impresa, nonché comporterebbe la perdita di nuovi clienti.
Quando lo scopo dell’evento e le risorse a disposizione sono ben definite cosa occorre scegliere?
Data
Che periodo dell’anno e che giorno sono i piú adatti all’evento? I fattori da prendere in considerazione sono la stagione e quindi temperatura e lunghezza delle giornate; il giorno della settimana, ad esempio preferire un giorno lavorativo, un prefestivo o un festivo a seconda del tipo di evento. Stabilire sempre un orario di inizio e di fine.
Invitati
Quanti e chi sono gli ospiti?
Nell’organizzazione della maggior parte degli eventi conoscere bene il proprio pubblico è di fondamentale importanza per avere successo. È bene prevedere inoltre un numero minimo e un numero massimo di invitati per far funzionare l’evento.
Bene! Questi sono i primi mattoncini che formano la base della piramide.
Ora si passa al “cuore” dell’evento, che possiamo tradurre nelle voci di struttura e fornitori.
Location
Se azzecchi il luogo, c’è l’80% delle possibilità che l’evento possa dirsi di successo. Trascorrere una giornata o una serata in un posto confortevole, ricercato e che lascia a bocca aperta, farà dimenticare anche una pasta scotta!
Le scelte possono essere molteplici: una villa provenzale o un castello medioevale se si vuole ricreare uno scenario intimo e romantico; una terrazza panoramica se si desidera stupire; un giardino e una piscina per regalare divertimento ed euforia…o altrimenti scegliere un coworking! Se vuoi scoprire di più su questa nuova realtà lavorativa e imprenditoriale clicca qui per leggere un nostro precedente articolo.
Fornitori
Solitamente si opta per un buon catering o, per eventi speciali, uno chef a domicilio. Il food and drink è un lavoro complesso. Se il budget lo permette meglio affidarsi a dei professionisti e banqueting che lavorano per creare l’atmosfera perfetta a tavola per gli ospiti.
Una location esclusiva lascerà impresso un ottimo ricordo ma, si sa, anche il palato è esigente. Inoltre la presentazione dei piatti e la decorazione della tavola sono fondamentali, facendo acquistare punti in più al tema dell’evento. Importante anche considerare il background e le restrizioni dietetiche di tutti gli ospiti.
Non dimenticare l’ambiente! Nel Regno Unito sono scomparse improvvisamente le cannucce di plastica da tutti i ristoranti. Anche se la plastica non è stata messa ufficialmente fuori commercio, molti ristoratori e locali hanno scelto l’ecologico.
L’eco-compatibilità potrebbe persino diventare parte del tema dell’evento.
Una volta superati gli ostacoli più alti non resta che pensare all’intrattenimento: animatori, musicisti, fotografi e videomaker sono un bonus aggiuntivo nella maggior parte degli eventi.
Qualora non fosse possibile, quello che non può mancare è la musica: che sia di sottofondo o a tutto volume (ma non troppo) è sempre di compagnia e con un semplice impianto stereo e la giusta playlist non si può sbagliare e i costi sono notevolmente inferiori.
Pubblicità e mezzi di comunicazione per un evento di successo
Curare la comunicazione per far conoscere un evento è un altro fattore importante da non sottovalutare.
Per quanto riguarda la pubblicità esistono oggi vari mezzi di comunicazione. Per esempio:
- i classici inviti e flyer cartacei da distribuire;
- le reti sociali come Instagram, Facebook e Google, che hanno delle funzioni specifiche per la creazione di un evento;
- un sito web personale;
- le inserzioni in alcune riviste o spot pubblicitari in alcune radio.
Ricapitolando…
Ottenere l’attenzione del tuo pubblico, coinvolgerlo ed emozionarlo non è così semplice come si possa immaginare.
I passi elencati finora sono utili per avere chiaro come organizzare eventi di ogni tipo, anche se ogni avvenimento speciale ha delle sue caratteristiche proprie e prevede delle variazioni organizzative. Ovviamente c’è molto altro dietro un evento, specialmente tanta esperienza che si acquista col passare del tempo, ma di sicuro seguire queste prime fasi permette di essere su un buon cammino per ottenere soddisfazione e successo.
